Gratis exempel på policyer och procedurer

När du utvecklar policyer och förfaranden för ditt eget företag kan det vara mycket fördelaktigt att först granska exempel på dessa typer av dokument. Naturligtvis måste din slutliga version återspegla ditt företags faktiska praxis, men det kan vara bra att börja med ett befintligt dokument för inspiration snarare än att börja från en tom skärm. Innan du implementerar en ny policy, ska den granskas av ditt företags juridiska rådgivare för att följa gällande federala, statliga och lokala lagar. Proverna som tillhandahålls här är endast i informationssyfte och utgör inte juridisk rådgivning.

Exempel på närvaropolicy

Ett företags närvaropolicy bör definiera nyckeltermer, specificera förfaranden för rapportering av frånvaro och specificera tillämpliga konsekvenser.

relaterade artiklar

Metoder för utveckling av anställda
Demotivatorer på arbetsplatsen
Japansk affärskultur

Exempel på närvaropolicy

Exempel på löneprocedurer

Syftet med denna typ av policy är att definiera företagets löneperiod, ange lönedatum och ge information om löneskatter och hur anställda är skyldiga att rapportera sin tid. Det är också tillrådligt att inkludera hur garneringar hanteras och informera anställda om deras skyldighet att hålla sin adress aktuell för skatteändamål.

Löneprocedurer

Exempel på kreditkortsanvändning

Om du utfärdar företagskreditkort till anställda är det absolut nödvändigt att få dem att teckna en policy som beskriver användningsriktlinjerna.

Exempel på policy för användning av kreditkort

Policy för kreditkortsanvändning

Klädkodspolicy

Det är en bra idé att tillhandahålla en skriftlig policy som anger förväntningar på arbetsplatskläder. Exempelpolicyn som tillhandahålls här beskriver en affärsmässig tillvägagångssätt, men den kan justeras för att tillgodose behoven hos alla arbetsplatser.

Business casual klädkod

Time Off-policyer

Oavsett om ditt företag erbjuder betald ledighet (PTO) eller en kombination av sjukfrånvaro och semester, är det viktigt att tydligt beskriva användningsrutinerna. Dessutom, om ditt företag är en arbetsgivare som omfattas av Family Medical Leave Act (FMLA), måste du också ha (och följa) en skriftlig FMLA-policy.

Betald ledighet : Denna exempelpolicy ger en tydlig beskrivning av hur ledighet tjänas in och samlas in, den maximala ledigheten som kan ackumuleras, hur den betalas ut när någon lämnar företaget och hur man planerar ledighet.
Sjukskriven : Denna policy förklarar tydligt hur anställda tjänar sjukfrånvaro och under vilka förhållanden det kan tas. Det förmedlar också detaljer om hur anställda som behöver ta sjukledighet ska meddela arbetsgivaren och vilken typ av dokumentation som ska tillhandahållas.
Semester : Detta dokument är ett exempel på en företagspolicy som är specifik för semester. Den innehåller information om behörighet och upplupning, samt förfarandena för att begära godkännande för att använda ledighet som tillkommit enligt policyn.
FMLA : Denna FMLA-policy inkluderar information relaterad till FMLA-behörighet, kvalificerade evenemang, certifiering och mer. Dina certifieringsförfaranden bör kräva användning av officiellaFMLA-formulärtillgänglig via Department of Labor (DOL).

Säkerhetspolicyer för arbetsplatsen

Säkerhet är viktigt i alla arbetsmiljöer, även om policykraven varierar mycket beroende på vilken typ och risknivå som är förknippad med typen av arbete.

Byggsäkerhet : Detta exempel är skrivet för att tillgodose de säkerhetsbehov som är specifika för byggarbetsplatser.
Hälso- och sjukvårdssäkerhet : Granska de faktiska säkerhetspolicyerna som används av Johns Hopkins Medicine för att få en uppfattning om vad som måste ingå i en hälsoorganisations dokumentation.
Kontors säkerhet : Även om kontorsmiljöer inte är de farligaste arbetskraven, finns det fortfarande risker. Detta prov tar upp vanliga säkerhetsproblem för denna typ av arbetsplats.
Hälsa : Exemplen från Infrastrukturhälso- och säkerhetsföreningen (IHSA) täcker ett brett spektrum av arbetsmiljöer.
Fordonsflottans säkerhet och användning : Tillhandahålls av ett försäkringsbolag, reglerar denna breda policy användningen av företagsägda fordon.

Drog- och alkoholpolicyer

Det är viktigt att ha en policy som stavar ditt företags ståndpunkt om missbruk och avgränsar testprocedurer för narkotika och alkohol. Din leverantörsförsäkringsleverantör har sannolikt en standarddrog- och alkoholpolicy som de rekommenderar eller behöver. Om inte, kan du hitta en av dessa vara lämpliga.

Drogmissbruk : Denna policy beskriver procedurer för före anställning, orsaksbaserad och slumpmässig drog- och alkoholtestning, tillsammans med förbud, förfaranden och konsekvenser för policyöverträdelser.
Drogfri arbetsplats : Det här exemplet går lite längre och innehåller frågor som arbetsuppgifter som kan påverka företagets rykte och användningen av receptbelagda läkemedel som inte är ordinerade till individen.

Obs! Detta är ett område som snabbt förändras när det gäller lagkrav. Du bör vara medveten om OSHA-regeln godkändes 2016 som begränsar arbetsgivarnas rättigheter att kräva övergripande läkemedelsprovning efter olycka. Det är också viktigt att vara medveten om att det finns stater där arbetsgivare inte kan genomföra läkemedelspolicyer för anställda som har medicinska tillstånd.

Bemanningspolicyer och procedurer

Det är viktigt för alla företag att ha specifika policyer och förfaranden som styr valet av anställd. Detta hjälper till att säkerställa att kandidater behandlas rättvist och att företaget klagar över kraven på Equal Employment Opportunity (EEO).

Förfaranden före anställning : Detta dokument beskriver alla aspekter av processen före anställningen, som hur ansökningar accepteras; vilken information blivande anställda måste ge; hur intervjuer, bakgrundskontroller, drogtester och andra screening före anställning genomförs; och hur anställningserbjudanden görs.
Rekrytering & urval : Här hittar du procedurer för vad du ska göra när behovet av att anställa fler anställda har identifierats, såsom att lägga ut jobb (internt / externt), granska CV eller ansökningar, intervjua, välja kandidater och erbjuda tjänster.
Extern rekryteringspolicy : Förfarandet för att anställa externa kandidater är inte detsamma som att hantera interna kampanjer. Denna exempelpolicy anger ett tillvägagångssätt för att hantera detta tillvägagångssätt för att anställa på ett strukturerat sätt.
Riktlinjer för intervjuer : Denna översikt för att anställa chefer att använda när de genomför intervjuer täcker alla aspekter av intervjuprocessen, från att begränsa kandidater baserat på arbetsuppgifter och prioriteringar till att faktiskt planera och genomföra intervjuerna.

Nya hyresregler och procedurer

Det är tillrådligt att ha en strukturerad process på plats för de olika faserna i den nya anställningsprocessen.

Ny hyra : Denna exempelpolicy anger steg för steg vad HR och chefer ska göra för att förbereda sig för en ny anställning samt åtgärder som ska vidtas under deras första anställningsperiod.
Anställdas inriktning : Denna allmänna översikt beskriver tidsramen och ansvaret för anställdas inriktning. Överväg att anpassa denna anställdas orientering och checklista för nyanställning som specifika procedurer.
Nya anvisningar för mentorskap : Om ditt företag har ett formellt mentorprogram för nya teammedlemmar kan det vara fördelaktigt att sätta ihop ett formellt förfarandedokument som beskriver förväntningar och riktlinjer. Granska detta exempel på community college för att börja.

Policyer för teknikutrustning

En välskriven policy beskriver de specifika regler som ska följas och vem som behöver följa dem. I de flesta fall måste alla anställda följa skriftliga policyer och rutiner. Vissa policyer gäller endast ledande eller tjänstemän.

Datoranvändning : Tillhandahålls av Association of Corporate Counsel kan denna datoranvändningspolicy vara till nytta om du letar efter en ganska enkel policy som beskriver grundläggande regler.
Internet, e-post och datoranvändning : Om du vill granska en mer komplex teknikpolicy är detta dokument från Texas Workforce Commission ett bra exempel.
Sociala media : I den moderna näringslivet är det nödvändigt att ha en politik för sociala medier. Oavsett vilken politik du antar måste den följa Riktlinjer för National Labour Relations Board (NLRB) .
Mobiltelefoner : Denna exempelpolicy för mobiltelefoner / smarttelefoner ger vägledning angående användningen av personliga mobiltelefoner på arbetsplatsen såväl som för företagsägda mobila enheter.
Telekommunikation : Vissa företag fastställer en telekommunikationspolicy som är skild från andra teknikbaserade policyer. Om det är något som din organisation är intresserad av kan du överväga att granska denna policy som används av ett universitet i Kalifornien.

Viktiga fördelar med skriftlig policy

Genomförande av skriftliga policyer har flera fördelar för arbetsgivare. En av de största fördelarna är att du undviker inkonsekvens. En skriftlig policy ger chefer och arbetsledare tydliga anvisningar för hantering av specifika arbetssituationer. Om en anställd är kroniskt trög, anger policyn konsekvenserna.

Naturligtvis är det bara början att ha skrivna policyer och förfaranden - handledare måste faktiskt följa dem och genomdriva dem konsekvent. När chefer följer den skriftliga policyn kan du undvika att en chef säger upp en trög anställd och en annan chef bara varnar den tröga medarbetaren, vilket kan skapa en orättvis eller diskriminerande miljö.

Genom att skriva din policy skriftligen kan medarbetarna veta exakt vad de behöver göra för att förbli i gott skick. Ett av de bästa sätten att använda en policyhandbok är att låta nya anställda underteckna ett uttalande som bekräftar att de har läst och samtycker till att följa policyerna i handboken. Om någon bryter mot en av policyerna har du bevis för att den kränkande medarbetaren kände till reglerna i förväg och bör hållas ansvarig för sina handlingar.

Betydelsen av juridisk granskning

Använd aldrig exempelpolicyer och procedurer som du hittar online som de är, eftersom alla policyer du antar behöver återspegla de faktiska rutinerna i ditt företag. De måste också överensstämma med alla tillämpliga lagar och förordningar, och det kan finnas betydande skillnader i statliga och lokala krav på efterlevnad. Du bör alltid rådgöra med en licensierad advokat med erfarenhet som är specifik för anställningsrätten innan du avslutar policyer och förfaranden, oavsett om de är enskilda dokument eller kombineras för att bilda en anställdshandbok eller procedurhandbok.