Det är viktigt att dokumentera anställdas disciplin skriftligen. Att använda ett exempel på anställdas disciplinmemo för att skriva ditt eget memo kan hjälpa dig att hitta orden för att säga vad som måste sägas på ett professionellt och tydligt sätt. Men när du använder en disciplinärmemall, se till att ditt färdiga dokument överensstämmer med ditt företags policyer och följer ett standardminnesformat.
Exempel på anställdas disciplinmemo
Om du behöver skriva ett disciplinärt memo, överväg att använda exemplet nedan som en guide. Naturligtvis måste den redigeras för att tillgodose dina behov baserat på den specifika situation som du har att göra med, men det ger en bra utgångspunkt. Klicka på bilden för att öppna den utskrivbara PDF-mallen i ett separat fönster och spara den på din hårddisk. Fyll i relevant information för att spara dina ändringar så får du det första utkastet till ditt memo. Om du har några problem med dokumentet, se dettaguide för Adobes utskrivbara.
relaterade artiklar- Curriculum Vitae-mall
- Memo Layout
- Grundläggande kontorsmaterial för företag
Klicka för att ladda ner ett exempel på ett disciplinärt memo.
Disciplinära memoändamål
Ett disciplinärt memo tjänar mer än ett syfte. För det första dokumenterar den en varning om dålig prestanda eller oacceptabelt beteende hos en specifik anställd. För det andra dokumenterar det arbetsgivarens försök att åtgärda problemet och alla åtgärder som vidtagits. För det tredje dokumenterar det konsekvenser och / eller disciplin som ska tas som ett resultat av beteendet. Disciplinnotatet kan också innehålla en slutsats om framtida konsekvenser, till exempel förlust av jobb om problemet inte åtgärdas.
Skrivtips
Det kan vara svårt att hitta rätt ord för en anställds disciplinmemo, särskilt om du är en som gillar att undvika konfrontation. För att hjälpa dig komma igång, gör en lista över problembeteendet eller aspekterna av den anställdes arbetsprestanda som måste åtgärdas. Denna lista kan hjälpa till att hålla memot fokuserat och erbjuder idéer för att tydligt definiera överträdelsen, liksom ditt företags svar. Se till att du upprätthåller en professionell ton genom hela notatet och att fokus ligger på specifika problem och därmed sammanhängande konsekvenser.
Du kanske vill att din juridiska rådgivare ska hjälpa till att skriva dokumentet, eller åtminstone granska innehållet innan du ger memot till den anställde som är disciplinerad. Detta kan bidra till att det inte finns något olyckligt språk i notatet som kan leda till problem som kan undvikas om situationen leder till att anställningen avslutas i framtiden.
vad som passar bra med kapten Morgan
Exempel på disciplin / rådgivning
I vissa situationer kan det vara bra att använda en disciplin / rådgivningsrapport istället för, eller utöver, ett disciplinärt memo. Detta är ett ifyllningsformulär som ger ett strukturerat sätt att dokumentera specifika problembeteenden och detaljera vilka åtgärder som måste vidtas för att rätta till problemen. Att använda denna typ av formulär ger en konsekvent ram att använda när man kommunicerar med anställda om alla typer av disciplinära frågor, inklusive både prestationsrelaterade och beteendeproblem. Det används ofta under inledande samtal om disciplinproblem och följs upp med ett memo när problemet fortsätter eller förvärras till den punkt där ytterligare åtgärder är nödvändiga.
Disciplinär / rådgivningsformulärmall
Om du vill ha ett standardformulär som kan användas för att dokumentera disciplinära och / eller rådgivningssamtal med anställda är mallen nedan en bra utgångspunkt. Som med memot, klicka på bilden för att ladda ner redigerbart PDF-dokument. Spara den och anpassa den för dina ändamål, använd den som ett ifyllningsformulär när du behöver dokumentation för ett samtal med en anställd angående disciplin eller rådgivning.
Klicka för att ladda ner ett disciplinärt / rådgivningsformulär.
Exempel på prestandaförbättringsplan
Om ditt företags rutiner involverar implementering av en formell förbättringsplan om inledande rådgivning inte löser situationen, kan du också behöva en standard prestationsförbättringsplan (PIP). Om så är fallet, använd denna mall för prestandaförbättringsplan som utgångspunkt för att skapa ett standard PIP-formulär att använda i sådana situationer.
Skriftliga överväganden för disciplinära former
Även om det är mindre skrivande med ett formulär än ett memo måste du fortfarande fylla i specifika detaljer om problembeteendet och åtgärder som måste vidtas. Som med ett memo måste du tydligt kommunicera problemen och förväntade resultat på ett professionellt, objektivt sätt.
I situationer där handledare fyller i dessa dokument är det klokt att få dem granskade av företagets HR-personal innan de kommunicerar med de anställda. Det kan också vara tillrådligt att granska den slutliga versionen av ditt formulär av juridisk rådgivare, särskilt när det gäller betydande överträdelser eller problem. I vissa situationer kan det också vara bra att låta din advokat för arbetsrätt granska de ifyllda blanketterna innan du också delar dem med anställda.
Leverera disciplinära meddelanden för hand
Vid formell kommunikation med anställdas disciplin är det bäst att leverera dokumentationen för hand direkt till mottagaren. Detta kommer att hindra den anställde från att säga att de aldrig fått det och ger möjlighet att diskutera situationen när memoet eller formuläret levereras. Det är klokt att få den anställde att underteckna ett bekräftelse på att de fått disciplinärvaran. Detta bekräftelse bör placeras i den anställdas personalmapp.
Dokumentationens värde
Det är viktigt att dokumentera varje steg inom disciplinprocessen. Detaljer kan bli förvrängda eller glömda när påminnelser endast görs muntligt. Skriv ner det skriftligt och förvara dokumenten för framtida referens. Om en anställd så småningom får sparken för att de inte följer varningen och inte förbättrar prestanda eller ändrar sitt negativa beteende, återspeglar välskriven dokumentation ett verkligt försök från arbetsgivaren att hjälpa arbetstagaren att förbättra, och det stavar konsekvenserna om de inte 't.
Om en avskedad arbetare beslutar att anställa en advokat och hävdar att de diskriminerats på något sätt, ger disciplinär dokumentation hårda bevis för att den anställde fick gott om varningar och chanser att förändras, och att de visste möjliga konsekvenser om deras prestationer inte förbättrades. I fall som hamnar i domstol klargörs dokumentation vilka förfaranden som har vidtagits, hur många gånger den anställde varnades och det faktum att de visste att de riskerade att förlora sitt jobb om problemet inte löstes med en förändring av deras handlingar .
