Om du letar efter ett jobb är chansen bra att det kommer att finnas tider att du behöver skicka ditt CV och personligt brev till en anställningschef via e-post. När du bestämmer dig för hur du ska närma dig processen för att skicka e-post till dessa viktiga dokument är det viktigt att ta hänsyn till mottagarens preferenser och de utmaningar du kan möta när du skickar ett formaterat dokument via e-post.
Föredragen inlämningsmetod
CV och personbrev kan skickas effektivt i e-postmeddelandet eller som bifogade filer. Även om det enklaste alternativet vanligtvis är att inkludera följebrevet i din e-post med CV som en PDF-bilaga, är det inte vad alla människor eller företag föredrar.
relaterade artiklar- Exempel på ansökan om college-ansökan
- Hur man skriver ett bra brev
- Exempel på CV-brev som visar hur du säljer dig själv
Svara på en annons
Om du svarar på ett jobbmeddelande som begär inlämning av ett CV och personligt brev via e-post, titta noga på texten för att se om ett önskat format anges. Följ alla instruktioner som ges exakt, annars kan du uteslutas från övervägande.
- Om instruktionerna anger att din information till exempel i ett e-postmeddelande ska du inte skicka en bilaga. Vissa företag accepterar inte bilagor från personer utanför företaget, och sådana dokument kanske inte ens gör det genom företagets skräppostfilter.
- Om tillkännagivandet begär att ett eller båda dokumenten ska skickas in som bilagor, följ dessa instruktioner. Den person som får e-postmeddelanden kan helt enkelt skriva ut bilagorna på uppdrag av den person som kommer att granska dem för att skapa intervjuer.
Allmänt CV-inlämning
Om du inte svarar på ett jobbmeddelande utan snarare skickar in ett oönskat CV i hopp om att fånga upp en anställningschef eller HR-personal, ta dig tid att försöka ta reda på vilket format som föredras.
- Om du träffar någon vid ett nätverksevenemang som föreslår att du skickar in ett CV och personligt brev, fråga om han eller hon har en preferens för hur dokumenten skickas in.
- Om du skickar in ditt CV som ett 'kallt samtal' för att övervägas för anställning, kontakta företaget för att ta reda på vem du ska skicka dokumentet till och vilken e-postadress du ska använda, samt vilket format som föredras.
Inlämningsalternativ
När du väl känner till preferensen för den person eller organisation du kontaktar kommer du att kunna förbereda ditt CV och personligt brev som ska skickas via e-post. Baserat på dessa preferenser kommer du att välja ett av fyra alternativ.
- Bilaga i e-postmeddelandet, återupptas som bilaga
- Bilaga och CV i e-postmeddelandet
- Bilaga och CV som separata bilagor
- Ansvarsbrev och CV i samma dokument som en enda bilaga
Personligt brev
E-postkropp
För försäkringsbrev som kommer att ingå i texten till ett e-postmeddelande:
- Förbered ditt brev i Word eller ett annat ordbehandlingsprogram.
- Korrekturläsa och stava kontrollen noggrant innan du kopierar och klistrar in den i e-postredigeraren.
- Gör alla avståndsjusteringar som behövs för att hålla styckestrukturen intakt med pil- och returtangenterna.
- Om du tar med både personligt brev och återupptar i e-postmeddelandet, ska personligt brev visas först.
Anknytning
För bifogade bilagor:
hur man rengör en musmatta
- Förbered brevet i ditt favoritbehandlingsprogram precis som med alla affärsbrev.
- Korrekturläsning och stavningskontroll av dokumentet noga innan det slutförs.
- Se till att formatet är tilltalande visuellt och ser attraktivt ut om det skrivs ut. se till att det ser tillräckligt bra ut för att skicka på papper.
- Konvertera brevet till ett PDF-dokument innan du bifogar det till ett e-postmeddelande så att du kan vara säker på att mottagaren kan öppna det och se det som du tänkt dig.
- Använd ett beskrivande filnamn, till exempel ditt namn och frasen 'följebrev'.
- Bifoga brevet till e-postmeddelandet med lämpligt kommando i din e-postredigerare, som vanligtvis är fäst vid en ikon som ser ut som ett gem.
Återuppta
E-postkropp
För meritförteckningar som ingår i en e-post:
- Om ditt CV kommer in i kroppen av ett e-postmeddelande är chansen att ditt personliga brev också är det. Följebrevet bör vara först, och det är bäst att infoga en rad i slutet av brevet för att skilja det från CV.
- Skapa ditt CV i ett ordbehandlingsdokument, var noga med att korrekturläsa det noggrant innan du flyttar det till e-postmallen.
- Formatera dokumentet så att flikar inte behövs (eftersom de sannolikt inte kommer att vara i linje med vad du tänkte på mottagarens dator).
- Det enklaste sättet att göra detta är att placera rubrikerna vid vänster marginal i fetstil direkt ovanför de textavsnitt som de beskriver.
- Alternativt kan du ställa in ditt CV i ett bord, men du vill göra cellkonturerna osynliga om du gör det här. Genom att göra detta kommer avståndet att behållas även när ditt meddelande överförs.
- Kopiera ditt CV till e-postmallen.
- Skicka det till dig själv för att se om det ser bra ut när det tas emot. Om det ser bra ut för dig, skicka det till några vänner som använder andra e-postsystem än du så att du kan få en god uppfattning om hur det kommer att se ut för mottagaren.
Anknytning
För CV som skickas som en bilaga:
- När du skickar ditt CV som en bilaga kan du vara mer kreativ med formateringen än om den överförs i texten i ett e-postmeddelande.
- Skapa ditt CV i ditt favoritprogram för ordbehandling och ställ in det med rubriker, flikar och punktpunkter efter önskemål.
- Korrekturläsa dokumentet noga och se till att det finns alla typer av fel (stavning, grammatik, stil, tydlighet, noggrannhet etc.).
- När du är säker på att dokumentet är korrekt slutför du det för att skicka det genom att konvertera det till en PDF-fil så att du kan vara säker på hur dokumentet kommer att se ut för personen som tar emot det.
- Använd ett beskrivande filnamn, till exempel 'återuppta Bob Jones' (med ditt namn).
- Bifoga det till e-postmeddelandet med lämpligt kommando i din e-postredigerare, vanligtvis representerad av en ikon för ett gem.
Kombinerat bilaga / CV-bilaga
När du kombinerar ditt personliga brev och ditt CV till ett enda dokument som skickas som en bilaga:
- Skapa bokstaven i ditt favoritbehandlingsprogram och se till att den är formaterad så att den skulle se bra ut om du skrev ut den.
- Infoga en sidbrytning längst ner på brevet.
- Under sidbrytningen kan du antingen skapa ditt CV eller kopiera det från ett annat dokument.
- Korrekturläsas noggrant och se till att båda dokumenten är välskrivna, korrekta och fria från misstag.
- Konvertera det färdiga dokumentet till en PDF, igen för att se till att formateringen förblir så som du ställer in den oavsett vilken programvara personen som ser den använder.
- Bifoga det till ditt e-postmeddelande.
PDF-omvandlingar för bilagor
Hoppa inte över steget att konvertera ditt CV eller personligt brev till PDF om du skickar antingen dokument (eller båda) som en bilaga. Om du inte gör detta riskerar du att ditt hårda arbete negeras av marginaler som ställs in på mottagarens maskin eller att dokumentet är oläsligt eftersom det går till någon som inte har en ordbehandlingsapplikation som är kompatibel med din.
Om ditt ordbehandlingsprogram inte ger dig möjlighet att använda 'Spara som' för att konvertera dina dokument till PDF-filer för att använda som bilagor kan du ladda ner PrimoPDF , ett gratis konverteringsprogram som är lätt att använda.
Meddelandetext för bilagor
Om du skickar både ditt CV och personligt brev som bilagor, oavsett om det finns i en eller två filer, måste du lägga lite text i texten i ditt e-postmeddelande. Om du skickar ett tomt meddelande med en eller två bilagor kan det vara en utlösare för skräppostfilter för att utesluta ditt meddelande, och det kan också hindra mottagaren från att känna sig bekväm att öppna bilagorna även om ditt meddelande kommer igenom. Överväg att inkludera text i linje med:
Herr Smith,
Se bifogat CV och personligt brev, skickat som svar på din annons på CareerBuilder för en administrativ assistent.
Hälsningar,
Sally Somebody
varför är min hunds bajs vit
Tips för ämnesrader
Att välja en lämplig ämnesrad för ditt CV och e-postmeddelande är lika viktigt som kvaliteten på själva dokumenten. Välj en ämnesrad som gör det enkelt för mottagaren att söka efter din korrespondens i hans eller hennes inkorg. Om du svarar på en specifik öppning, överväga något som 'John Doe - Accounting Clerk Application'. Om du inte svarar på en annons kan något som 'Jill Alltrades - CV för övervägande' vara lämpligt. Nyckeln är att inkludera ditt namn och ge en förhandsgranskning av syftet med meddelandet.
